Organisation der Ablage - GBC Business

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Organisation der Ablage

Ich gebe es ja zu: Das Thema "Ablage" ist nicht sehr sexy. Allerdings treffe ich fast täglich auf unsachgemässe "wilde" Ablagesysteme. Für ihren Buchhalter oder Treuhänder bedeutet dies ein Ärgernis und für Sie Mehrkosten. Mehrkosten deshalb, weil die Sucherei bezahlt werden muss. Eine effiziente Ablage ist das Herzstück der Büroorganisation, deshalb hier:

Alles was Sie über die Ablage wissen müssen:   DOWNLOAD ABLAGESYSTEM

1. Für folgende Unterlagen errichten Sie eigene Ordner
   - Direkte Steuern (Staat, Bund und Kanton)
   - Mehrwertsteuer (Deklarationen, Rekapitulationen, Korrespondenz etc.)
   - Bankkonto, Postkonto
   - Unterlagen Jahresabschluss
   - Personalversicherungen (AHV, KTG, SUVA etc.)
   - Pensionskasse
   - Betriebsversicherungen
   - Debitoren
   - Kreditoren

Für Debitoren und Kreditoren werden jedes Jahr neue Ordner erstellt. Wenn z.B. bei den Kreditoren ein Ordner pro Jahr nicht ausreicht, dann splitten Sie nach Alphabet auf: z.B. Kreditoren A - D und so weiter.
  
2. Eindeutige Beschriftung
Alle Ablagebehälter müssen klar beschriftet sein. Das heisst die Beschriftung muss eindeutig und unmissverständlich sein. „Diverses“ oder „Verschiedenes“ ist alles andere als eindeutig. Und genau in solchen beschrifteten Ablagen „verschwinden“ Dokumente. Die Beschriftung sollte nicht nur eindeutig, sondern auch von der Gestaltung einheitlich und übersichtlich erfolgen, um Suchzeiten so gering wie möglich zu halten. Was es insbesondere bei Mappen- und Ordnerbeschriftungen zu beachten gilt, finden Sie hier: DOWNLOAD ABLAGEBESCHRIFTUNG

3. Schlanke Ablage
Fragen Sie sich bei jedem Dokument, ob Sie es wirklich ablegen müssen (gesetzlich vorgeschrieben etc.). Wo könnten Sie es im Notfall wieder herbekommen? Je schlanker die Ablage, desto effizienter. Was älter als 3 Jahre ist, sollte im Archiv abgelegt werden.

4. Keine übervollen Ordner
Füllen Sie Ablagebehälter – z. B. Ordner – maximal bis ca. 80 %. Dann kommt ein neuer Ordner dran. In einem überquellenden Ablagebehälter ist das Suchen nach Dokumenten mühevoll.

5. Trennblätter verwenden
Schaffen Sie eine zusätzliche Übersicht in Ihren  Aufbewahrungsbehältnissen, z. B. in Ordnern mittels Trennblättern,  Registern etc.

6. Entsorgung
Entsorgen Sie regelmässig alle Unterlagen (im Archiv), deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist und die nicht aus anderen Gründen weiter aufbewahrt werden müssen.

7. Je häufiger desto näher
Je häufiger Sie auf eine Ablage zugreifen, desto näher wird diese platziert.  Wenn Sie beispielsweise auf einen Projektordner täglich zugreifen  müssen, so platzieren Sie diesen am besten in direkter Griffnähe. Nach  Ablauf des Projekts können Sie den Ordner an einem anderen Platz  unterbringen.
 
8. EDV-Ablage
Aber nicht nur Dokumente sollten sinnvoll abgelegt werden, um die Suchzeiten auf ein Minimum zu reduzieren. Auch Dateien gehören in einer übersichtlichen Ablagestruktur organisiert.
 
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